KAPITEL 6

Beziehungen mit staatlichen Stellen und Behörden

Wir sind verpflichtet, die geltenden Gesetze und ethischen Standards der staatlichen Stellen zu kennen, mit denen wir zu tun haben. Diese Gesetze und Standards können strenger sein als diejenigen, die für unsere nicht-staatlichen Kunden und Lieferanten gelten. Im Allgemeinen dienen diese Gesetze dazu, den staatlichen Stellen rechtzeitig vollständige und präzise Informationen zur Verfügung zu stellen und dass die Beziehungen mit den Behörden

ethisch korrekt sind.

Alle Mitteilungen und Informationen, die an eine staatliche Stelle weitergeleitet werden, müssen wahrheitsgetreu, zeitgerecht und vollständig sein. Machen Sie nie Aussagen oder Darstellungen, die falsch, unvollständig oder irreführend sind, und vermeiden Sie auch nur den Anschein von unangemessenem Verhalten, wenn Sie mit staatlichen Stellen oder ihren Beamten, Mitarbeitern oder Auftragnehmern zu tun haben. Zahlungen oder Bereitstellen von werthaltigen Gütern oder Leistungen zu jeglichen Zwecken an eine staatliche Stelle oder einen staatlichen Beamten müssen gemäß der Unternehmensrichtlinien und -verfahren festgehalten werden. Dies gilt sowohl für Zahlungen direkt durch das Unternehmen als auch für Zahlungen, die von einem Vertreter oder Mitarbeiter im Namen des Unternehmens getätigt wurden.

Verstöße gegen diese Anforderungen können zu straf- und/oder zivilrechtlicher Haftbarkeit des Unternehmens und der einzelnen Person führen.

„Wir glauben, dass Kommunen und Regierungen Unternehmen eher gestatten zu wachsen und erfolgreich zu sein, wenn diese Unternehmen führend in den Bereichen Umwelt, Gesundheit und Sicherheit und der Einhaltung von anderen Compliance-Vorschriften sind. Jeder profitiert, wenn neue und bessere Arbeitsplätze durch Anwendung von Principled Entrepreneurship™ geschaffen werden.“

– Charles Koch

Beziehungen mit staatlichen Stellen und Behörden

Die Definition von „staatlichen Stellen“ kann sehr weit reichen und umfasst:

Beamte, Amtsträger oder Behörden, die man leicht staatlichen Stellen zuordnen kann, z. B. Angehörige der Gesetzgebung, der Justiz, der Exekutive oder der Staatsverwaltung sowie andere gewählte oder ernannte politische Oberhäupter und ihr jeweiliger Mitarbeiterstab.
Gemeinden und ihre Einsatzkräfte, z. B. Strafvollzugsbehörden, Feuerwehren und medizinischen Notdienste.
Unter gewissen Umständen Angehörige von Regierungsmitarbeitern.
Nicht behördliche Vertreter, die im Auftrag einer Regierungsbehörde handeln.
Direkte Auftragnehmer, die im Auftrag von oder unter Vertrag einer Regierungsbehörde arbeiten.
Öffentliche oder staatlich geförderte Krankenhäuser, Universitäten oder Forschungseinrichtungen.
Regierungseinrichtungen, einschließlich Beamte und Mitarbeiter von Unternehmen, die sich im Besitz oder unter der Kontrolle einer Regierung befinden.

Das Gesetz kann Kontakte zu Mitarbeitern von Unternehmen im Staatsbesitz als Kontakte zu staatlichen Stellen erachten, selbst wenn die Unternehmen wie privatwirtschaftliche Unternehmen geführt werden oder die Mitarbeiter sich nicht als Angestellte des Staates sehen.

Vorlagen und Mitteilungen an staatliche Stellen

Vorlagen und Mitteilung an eine staatliche Stelle können mündliche oder schriftliche Aussagen gegenüber Beamten sowie sonstige schriftliche Berichte oder Aussagen, die als Antwort auf eine Anforderung oder Anfrage erstellt werden, umfassen.

Wenn Sie, ein Vertreter oder ein Mitarbeiter des Unternehmens Beziehungen zu einer staatlichen Stelle oder ihren Vertretern unterhalten:

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und Berichte präzise, zeitgerecht und vollständig sind. Dies schließt alle unterstützenden Unterlagen ein, die möglicherweise erforderlich sind.

Unterrichten Sie umgehend Ihren Vorgesetzten von falschen, unvollständigen, oder missverständlichen Aussagen, Darstellungen oder anderen Fehlern, ganz gleich ob vorsätzlich oder unbeabsichtigt, damit das Problem im Einklang mit dem Gesetz und den Unternehmensrichtlinien gelöst werden kann.

Sie müssen von der zuständigen Geschäftsführung ermächtigt sein, das Unternehmen bei Vorlagen und Mitteilungen an staatliche Stellen zu vertreten. Wenn Sie nicht ausdrücklich ermächtigt wurden, Informationen bei staatlichen Stellen einzureichen, sind Sie zu derartigen Handlungen nicht befugt.

Vorlagen und Mitteilungen an eine staatliche Stelle können Folgendes umfassen:

Im Auftrag des Unternehmens Verpflichtungen gegenüber staatlichen Stellen eingehen.
Bestätigung von Compliance.
Zustimmung zu Genehmigungs-, Betriebs- oder anderen Geschäftsbedingungen, die nicht bereits durch das Gesetz vorgeschrieben sind.

Regierungsaufträge

Vertragsabschlüsse und geschäftliche Beziehungen mit staatlichen Stellen unterscheiden sich wesentlich von Vertragsabschlüssen mit anderen Organisationen. Bei Vertragsabschlüssen in der Wirtschaft sind die Beteiligten, innerhalb gewisser Grenzen, berechtigt, ihre eigenen Vertragsbedingungen und Rechtsmittel festzulegen. Dies gilt nicht für Verträge zwischen Privatgesellschaften und staatlichen Stellen. Vertragsbedingungen und Rechtsmittel bei Verträgen mit staatlichen Stellen werden zu einem großen Teil durch das Gesetz bestimmt.

Aus diesem Grund sind nur bestimmte Personen im Unternehmen berechtigt, Verträge mit einer staatlichen Stelle zu verhandeln und abzuschließen.

Es ist rechtswidrig, gegenüber einem Beamten oder einem Regierungsangestellten eine unwahre Aussage zu machen oder einen unbegründeten Anspruch zu erheben, Angebotsabsprachen zu treffen oder Zahlungen für nicht ausgeführte Arbeit zu fordern. Es könnten auch zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation oder Zertifizierung von Leistungen geben, die durch Gesetze definiert und nicht in den Vertragsbedingungen aufgeführt sind. Zudem müssen Sie auf Anforderungen aus Regierungsverträgen oder Vertragsbedingungen achten, die von einem Hauptauftragnehmer der Regierung auf das Unternehmen als Subunternehmer übertragen werden könnten. Des Weiteren ist es rechtswidrig, öffentlichen Amtsträgern Zuwendungen oder Geschäftsanreize wie zum Beispiel zukünftige Beschäftigung, Reisen oder sogar Essen anzubieten, wenn das Angebot einen öffentlichen Amtsträger bei der Ausübung seiner offiziellen Pflichten beeinflussen könnte oder die Absicht einer Beeinflussung besteht.

Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass ein Mitarbeiter an einem zuvor beschriebenen Verhalten beteiligt ist oder anderweitig gegen die Bedingungen eines Regierungsvertrages verstoßen hat, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, Ihre Compliance and Ethics Kontaktperson, die Rechtsabteilung oder die GuideLine.

Politische Betätigung

Das Unternehmen ermuntert uns, unser Wahlrecht wahrzunehmen und am politischen Prozess teilzunehmen. Wenn Sie sich politisch betätigen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ansichten als Einzelperson äußern und nicht als Vertreter des Unternehmens. Generell müssen Engagement für private politische Aktivitäten oder Spenden in Ihrer Freizeit und auf Ihre Kosten erfolgen, und zwar ohne Nutzung von Unternehmenshilfsmitteln oder -einrichtungen. Die Erstattung einer persönlichen politischen Spende eines Mitarbeiters durch das Unternehmen ist verboten.

Wie alle verantwortungsvollen Bürger kann auch das Unternehmen am politischen Prozess teilnehmen. Jedoch ist die politische Teilnahme von Unternehmen stark reguliert und komplex. Daher dürfen die Nutzung von Unternehmensressourcen für oder Zahlungen durch das Unternehmen an politische Parteien, Kandidaten oder für Kampagnen nur erfolgen, wenn dies vom Gesetz erlaubt ist und im Voraus durch die Compliance and Ethics Abteilung, die Government & Public Affairs Abteilung oder die Rechtsabteilung genehmigt wurde. Dies schließt Besuche von Unternehmensstandorten durch Kandidaten, die sich um ein öffentliches Amt bewerben, ein.

FAQs

Ein Freund von mir hat sich für ein politisches Amt aufstellen lassen, und ich möchte ihm bei seiner Kampagne helfen. Es gibt kein Problem damit, oder?

Richtig. Ihre persönliche Unterstützung ist Ihre Sache. Stellen Sie nur sicher, dass Sie keine Unternehmensressourcen, wie zum Beispiel Büroausrüstung oder -hilfsmittel, Ihre Unternehmensarbeitszeit oder den Unternehmensnamen, zur Förderung der Kampagne verwenden.