ROZDZIAŁ 6

Relacje z rządem

Naszym obowiązkiem jest znajomość obowiązującego prawa i standardów etycznych rządu, z którym mamy do czynienia. Te prawa i standardy mogą być bardziej surowe od tych, które mają zastosowanie wobec naszych klientów i dostawców pozarządowych. Na ogół prawa te mają na celu zapewnienie dokładnego, terminowego i pełnego ujawnienia informacji rządowi oraz zgodności wszelkich kontaktów z rządem z

zasadami etyki.

Wszelkie komunikaty i informacje przekazywane rządowi muszą być dokładne, terminowe i kompletne. Nie należy nigdy przedstawiać w sposób fałszywy, zniekształcać ani pomijać istotnych faktów; należy także unikać wrażenia nieodpowiedniego zachowania podczas kontaktów z agencjami rządowymi, ich urzędnikami, pracownikami lub wykonawcami. Płatności oraz korzyści majątkowe przekazywane podmiotowi lub urzędnikowi rządowemu muszą być dokumentowane zgodnie z politykami i praktykami spółki. Ma to zastosowanie do płatności przekazywanych bezpośrednio przez firmę oraz do płatności przekazywanych w imieniu firmy przez jej przedstawiciela.

Naruszenie tych wymogów może skutkować odpowiedzialnością karną i (lub) cywilną firmy i danej osoby.

„Wierzymy, że rządy i społeczności chętniej umożliwiają rozwój i prosperowanie tym firmom, które są liderami w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska i BHP oraz innych regulacji prawnych. Gdy tworzy się nowe i lepsze miejsca pracy, wprowadzając w życie zasady Szlachetnej przedsiębiorczości (Principled Entrepreneurship™), wszyscy na tym korzystają”.

— Charles Koch

Relacje z rządem

Definicja rządu może być bardzo obszerna i obejmuje między innymi:

Urzędników lub agencje, które można łatwo zidentyfikować jako rządowe, na przykład członków organów ustawodawczych, sądowniczych, wykonawczych lub administracji lub innych wybranych lub wyznaczonych przywódców politycznych oraz ich personel.
Gminy oraz ich jednostki reagowania kryzysowego, na przykład organy ścigania, straż pożarną i ratownictwo medyczne.
W niektórych przypadkach krewnych pracowników rządowych.
Przedstawicieli pozarządowych działających w imieniu agencji rządowej.
Kontrahentów pierwotnych działających w imieniu agencji rządowej lub zgodnie z umową z nią zawartą.
Szpitale publiczne lub państwowe, uniwersytety lub organizacje badawcze.
Instytucje rządowe, w tym urzędników i pracowników przedsiębiorstw państwowych lub kontrolowanych przez państwo.

Prawo może uznawać kontakty z pracownikami przedsiębiorstw państwowych za kontakty z rządem; nawet jeżeli przedsiębiorstwa te działają jak firmy prywatne lub pracownicy nie uważają się za przedstawicieli rządu.

Dokumentacja dla instytucji rządowych i komunikacja z instytucjami rządowymi

Dokumentacja dla instytucji rządowych i komunikacja z instytucjami rządowymi może obejmować ustne lub pisemne oświadczenia dla urzędników państwowych lub inne pisemne raporty albo oświadczenia, przygotowane w odpowiedzi na wymóg lub wniosek rządu.

Jeżeli pracownik lub przedstawiciel firmy ma kontakty z podmiotem rządowym lub jego przedstawicielami:

Należy zapewnić dokładność, terminowość i kompletność wszystkich dokumentów. Obejmuje to ewentualnie wymaganą dokumentację towarzyszącą.

Należy niezwłocznie ujawnić przełożonemu wszelkie zniekształcenia, nieporozumienia, istotne przeoczenia lub inne błędy, celowe lub przypadkowe, aby problem ten można było rozwiązać zgodnie z prawem i zasadami polityki firmy.

Aby reprezentować firmę w przekazach i komunikatach dla instytucji rządowych, pracownik musi być do tego upoważniony przez odpowiedniego kierownika. W przypadku braku wyraźnego upoważnienia do przekazywania informacji rządowi pracownik nie posiada uprawnień do wykonywania takich działań.

Dokumentacja dla instytucji rządowych i komunikacja z instytucjami rządowymi może obejmować:

Podejmowanie zobowiązań wobec rządu w imieniu firmy.
Zaświadczanie o przestrzeganiu przepisów.
Wyrażanie zgody na zezwolenie, działalność lub inne warunki biznesowe nieprzewidziane przez prawo.

Kontrakty rządowe

Zawieranie umów i relacje handlowe z podmiotami rządowymi istotnie różnią się od zawierania umów z innymi podmiotami. W zawieraniu umów handlowych stronom umowy przysługuje, mimo pewnych ograniczeń, prawo do ustalania własnych warunków i środków zaradczych. W przypadku umów pomiędzy stroną prywatną a podmiotem rządowym jest inaczej. Warunki i środki zaradcze w przypadku kontraktu rządowego są w dużej mierze regulowane prawnie.

Dlatego też jedynie określone osoby w firmie są upoważnione do prowadzenia negocjacji lub zawierania umów z podmiotami rządowymi.

Składanie urzędnikowi państwowemu jakichkolwiek nieprawdziwych oświadczeń lub bezpodstawnych roszczeń, konspiracja w sprawie składania ofert lub żądanie zapłaty za niewykonaną pracę jest niezgodne z prawem. Mogą także istnieć dodatkowe wymogi w zakresie dokumentacji lub poświadczenia wyników, określone przez prawo i niepodane w warunkach umowy. Ponadto należy zachować ostrożność pod względem wymogów lub warunków kontraktów rządowych, które mogą zostać przekazane przez pierwotnego kontrahenta rządu firmie jako podwykonawcy. Niezgodne z prawem jest również oferowanie urzędnikom państwowym gratyfikacji lub zachęt, takich jak przyszłe zatrudnienie, wycieczki, czy nawet posiłki, gdy oferta taka może wpłynąć lub ma na celu wpłynięcie na wypełnianie obowiązków przez urzędnika państwowego.

W razie podejrzenia, że pracownik podjął jakiekolwiek z opisanych powyżej działań lub w inny sposób naruszył warunki kontraktu rządowego, należy skontaktować się z przełożonym, specjalistami ds. przestrzegania przepisów i etyki, Działem prawnym albo zadzwonić na linię GuideLine.

Zaangażowanie polityczne

Firma zachęca nas do korzystania z naszego prawa do głosowania i brania udziału w działalności politycznej. Pracownicy zaangażowani w działalność polityczną muszą upewnić się, że wyrażają swoje poglądy jako osoby prywatne, nie zaś jako przedstawiciele firmy. Wszelka działalność polityczna lub przekazywanie darowizn muszą odbywać się w czasie poza pracą, na koszt własny, bez korzystania z zasobów lub placówek firmy. Zwracanie pracownikom przez firmę kosztów ich osobistych wydatków na cele polityczne jest zakazane.

Jak wszyscy odpowiedzialni obywatele, firma może brać udział w działalności politycznej. Jednakże udział firm w działalności politycznej jest ściśle uregulowany i złożony. Dlatego też korzystanie z zasobów firmowych lub dokonywanie płatności firmowych na rzecz jakiejkolwiek partii politycznej, kandydata lub kampanii może mieć miejsce wyłącznie, jeżeli jest to dozwolone przez prawo i zatwierdzone z wyprzedzeniem przez specjalistów ds. przestrzegania przepisów i etyki, Biuro ds. Rządowych& i Publicznych lub Dział prawny. Obejmuje to wizyty kandydatów ubiegających się o urząd publiczny w lokalizacjach firmy.

Często zadawane pytania

Mój znajomy ubiega się o lokalny urząd polityczny i chcę pomóc mu w kampanii. Nie stanowi to problemu, prawda?

Prawda. Osobiste poparcie pracownika to jego prywatna sprawa. Należy jedynie upewnić się, że nie korzysta się ze środków firmy, takich jak sprzęt lub materiały biurowe, nie działa się w godzinach pracy i nie używa się nazwy firmy w celu wspierania kampanii.