Najczęściej zadawane pytania

Należy posłużyć się zdrową oceną sytuacji i skorzystać ze sprzętu firmowego. W zależności od okoliczności nieczęste i nieznaczne wykorzystywanie majątku firmy w celach osobistych może być dopuszczalne. W razie pytań dotyczących tego rodzaju sytuacji należy zwrócić się do przełożonego.

Tak Korzystanie do celów osobistych jest dopuszczalne, jeżeli trwa krótko, nie jest częste i jest odpowiednie.

Ograniczone korzystanie przez pracowników z narzędzi komunikacji elektronicznej jest dopuszczalne pod warunkiem, że nie prowadzi do powstania niewłaściwych lub niezatwierdzonych kosztów, na przykład z powodu rozmów zamiejscowych.

Należy dokładnie zastanowić się nad tym, czy trzeba przechowywać i przewozić dane osobowe w urządzeniu mobilnym. Jeżeli jest to konieczne do wykonywania obowiązków zawodowych, należy ograniczyć ilość przewożonych danych osobowych i stosować środki ostrożności w zakresie technologii informatycznej zapewniane przez firmę, na przykład szyfrowanie.

Utratę lub kradzież dowolnego urządzenia mobilnego, na przykład laptopa lub smartfona, na którym przechowywane są informacje związane z działalnością firmy lub za pomocą których można uzyskać dostęp do takich informacji, należy zgłosić odpowiednim specjalistom w firmie Koch.  

Nie. Nie wolno wykorzystywać firmowej karty kredytowej do osobistych wydatków.

Swoje obawy należy zgłaszać, korzystając z jednej z dostępnych opcji w celu analizy tych działań.

Przełożona dała mi fakturę i poprosiła mnie o zapłatę tej sumy moją firmową kartą kredytową i przesłanie jej w celu zatwierdzenia oraz zapłaty. Czy mam zapłacić rachunek?

Nie. Każdy pracownik odpowiada za opłacanie ponoszonych przez siebie wydatków. W tym przypadku przełożona, która może potwierdzić ten wydatek, odpowiada za dokonanie płatności i powinna ją zgłosić swojemu przełożonemu do zatwierdzenia, nawet jeśli upoważniona jest do samodzielnego zatwierdzenia sumy o tej wysokości.

Fotografowanie majątku firmy jest dozwolone tylko pod warunkiem uzyskania zgody kierownictwa jednostki biznesowej lub lokalnego kierownictwa zakładu. Nieupoważnione fotografowanie majątku firmy może być oznaką śledzenia i powinno być uznawane za podejrzane. Co więcej takie fotografowanie może doprowadzić do utraty własności intelektualnej. Jeśli pracownik dostrzega takie zachowanie, powinien niezwłocznie zgłosić tę sprawę pracownikowi ochrony lub członkowi kierownictwa.

Utrata laptopa lub jakiegokolwiek przenośnego urządzenia komunikacyjnego skutkuje nie tylko utratą majątku, lecz może też prowadzić do utraty poufnych informacji lub danych osobowych. Musisz zabrać laptop do domu, aby zapewnić, że będzie bezpiecznie przechowywany. Jeżeli pracownik przed powrotem do domu musi zatrzymać się w kilku miejscach, powinien dyskretnie przechowywać laptop i wszelkie inne przedmioty

Przed wizytą należy poprosić gospodarza o kopie wszelkich umów, które także muszą zostać podpisane w celu uzyskania dostępu do lokalizacji. Może to pomóc w uniknięciu niespodzianek po przybyciu do lokalizacji. Wiele lokalizacji wymaga od odwiedzających wpisu i niekiedy wymaga umowy o nieujawnianiu informacji w celu wejścia na teren zakładu. Pracownik może podpisać dziennik odwiedzających lub umowę o nieujawnianiu informacji, jeżeli nie nakłada to na pracownika ani na firmę nadmiernych oczekiwań, wyrażonych w niniejszym Kodeksie, w zakresie poszanowania praw własności intelektualnej innych osób. Umowy, które mogą ponadto zobowiązać firmę, powinien przejrzeć specjalista firmy z Działu prawnego. Najlepiej jest zadbać o podpisanie wszelkich niezbędnych umów z wyprzedzeniem. W przeciwnym wypadku, jeżeli pracownik nie jest w stanie spełnić wymogów niezbędnych do wejścia na teren lokalizacji, zgoda na wejście na teren lokalizacji może zostać wstrzymana do momentu, gdy możliwe będzie podpisanie dopuszczalnej umowy.

Być może. Wiele informacji, które tworzymy, wykorzystujemy lub kontrolujemy podczas pracy w firmie, to informacje poufne i zastrzeżone. Mimo że niektóre informacje są publicznie dostępne i można je wykorzystywać poza firmą albo nadają się do celów edukacyjnych, nigdy nie powinniśmy zakładać, że jakiekolwiek informacje dotyczące firmy są publiczne. Przed wykorzystaniem jakichkolwiek informacji firmowych dla celów innych niż wykonywanie swoich obowiązków zawodowych należy zapytać przełożonego.

Jeśli uważasz, że omawiane informacje mają charakter wrażliwy lub poufny, należy grzecznie powiedzieć tym osobom, że można je podsłuchać. Każdy pracownik ma obowiązek dopilnować, aby informacje poufne i zastrzeżone nie były ujawniane publicznie.

Należy najpierw zabezpieczyć informacje, a następnie spróbować ustalić, kto prawdopodobnie jest właścicielem dokumentów oraz zwrócić je tej osobie. Jeżeli okaże się to niemożliwe, należy skontaktować się ze specjalistą ds. przestrzegania przepisów i etyki lub Działem prawnym.

Nie. Nie wolno publikować własności intelektualnej firmy bez zgody Działu prawnego. Jeżeli własność intelektualna stanowi informację poufną, nie można jej ujawniać nikomu spoza firmy, chyba że osoby te posiadają uzasadnioną potrzebę poznania tych informacji w celu umożliwienia prowadzenia działalności firmy lub zgodziły się na zachowanie poufności informacji.

Firmę mogą reprezentować wyłącznie osoby do tego upoważnione. W razie wątpliwości związanych z niedokładnymi informacjami należy skontaktować się z przełożonym, aby odpowiedni specjaliści firmy mogli odpowiedzieć na tę publikację, jeżeli będzie to stosowne. 

Tak Każdy pracownik jest zobowiązany do niewykorzystywania i nieujawniania informacji poufnych i zastrzeżonych firmy nawet po jej opuszczeniu. 

To zależy od tego produktu lub usługi. Jak wiele firm, rościmy sobie prawo własności — w zakresie dozwolonym przez przepisy — do każdego produktu lub usługi związanej w sposób uzasadniony z naszą działalnością, nawet jeśli pracownik stworzy go w czasie wolnym od pracy. Uczciwość i konieczność przestrzegania obowiązków prawnych wymaga uzyskania pisma ze strony działu prawnego przed rozpoczęciem marketingu takiego produktu lub usługi.

To zależy. W przypadku potencjalnego przejęcia firma przed uzyskaniem informacji zazwyczaj podpisuje umowę o zachowanie poufności. Warunki tej umowy mogą zabraniać ujawniania i (lub) korzystania z tych informacji w innych projektach. Należy skontaktować się z Działem prawnym w celu przeanalizowania tej kwestii.

Nie należy czytać tego raportu, zachowywać go ani sporządzać jego kopii. Należy niezwłocznie zwrócić uwagę kierownika oraz Działu prawnego na ten dokument w celu właściwego rozwiązania sprawy.

To zależy. Istotne czynniki mogą obejmować źródło filmu lub artykułu, metodę oraz ich cel udostępniania. Twórca filmu lub autor artykułu jest rzeczywistym właścicielem praw autorskich. To, że film lub artykuł został opublikowany na stronie internetowej nie upoważnia pracownika do kopiowania tego filmu lub artykułu. Wiele stron internetowych pozwala jedynie na pobranie filmu lub wydruk jednej kopii artykułu na użytek osobisty. Należy poszukiwać sposobów odpowiedniego udostępniania wiedzy. Opcje te mogą obejmować przekazywanie łącza do strony internetowej, zagnieżdżenia łączna do filmu lub poproszenie o pozwolenie ze strony właściciela praw autorskich.

Na komputerze firmowym, bez zgody kierownika Działu IT, nie należy instalować jakiegokolwiek oprogramowania, w tym oprogramowania, które zostało nabyte do użytku osobistego. Kierownik Działu IT pomóc w dopełnieniu wszystkich wymogów licencyjnych oraz sprawdzeniu, czy oprogramowanie nadaje się do użytku na danym komputerze.

Na przekazanie licencji należy we wszystkich przypadkach uzyskać zgodę specjalistów ds. IT. Niektóre licencje zabraniają ich przenoszenia pomiędzy pracownikami lub wymagają innego, specjalnego postępowania.

Zakup oprogramowania uzgadnia się za pośrednictwem ekspertów ds. IT. Proces ten musi być zgodny z polityką firmy Koch w zakresie zakupu oprogramowania, aby zapewnić globalne zarządzanie i kontrolę naszych licencji na oprogramowanie. 

Fałszywe zgłaszanie godzin, których pracownik nie przepracował, świadczy o nieuczciwości i jest poważnym problemem. Skutkuje ono również podwyższeniem kosztów firmy i stanowi postać kradzieży. Należy zgłosić te obawy, korzystając z jednej z wielu dostępnych opcji.

Przepisy prawa i zasady polityki firmy są w tej sprawie jasne. Należy dokładnie zgłaszać wszystkie przepracowane godziny, bez wyjątku. Należy również zgłosić zachowanie przełożonego, korzystając z jednej z wielu dostępnych opcji.

W żadnym wypadku. Wszystko, co robimy, opiera się na zgodnych z prawdą i precyzyjnych pomiarach oraz wiarygodnych danych. Należy postąpić uczciwie i zachowując pokorę, przyznać się do popełnienia błędu. Błędy mogą stać się szczególnie poważne, gdy pracownicy usiłują je ukrywać.

Pracownik powinien uprzejmie powiadomić przedstawiciela, że firma jest zawsze otwarta na współpracę z rządem, a następnie umówić się na ponowny kontakt. Należy niezwłocznie skontaktować się z Działem prawnym w celu uzyskania wskazówek.