CAPITOLO 3

Utilizzare in modo corretto beni e idee

“Qualcuno una volta ha chiesto quanto mi è stato pagato in royalty per il mio libro, “The Science of Success”. Ho spiegato che, dal momento che il libro è stato scritto in orario di lavoro utilizzando i beni e le risorse aziendali, tutte le royalty sono state pagate all’azienda, non a me. Nessuno è dispensato dalle nostre regole al riguardo.”

-Charles Koch

Comunicazioni attente

Tutte le comunicazioni devono essere approntate in modo responsabile e tenendo bene in mente lo scopo aziendale per cui sono state create. Le comunicazioni devono inoltre essere perfettamente in linea con i nostri Valori e il presente Codice.

In tutte le comunicazioni, è importante dire la verità ed evitare esagerazioni, illazioni, l’uso di linguaggio inappropriato, commenti o descrizioni di natura denigratoria. Ciò vale per tutti i generi di comunicazione, sia essa verbale o scritta, come ad esempio conversazioni telefoniche, posta elettronica, messaggi istantanei, messaggi vocali, note su agende e altre note o promemoria di tipo “informale”.

Fattori da prendere in considerazione:

Determinare il metodo migliore per comunicare. È preferibile telefonare o incontrarsi di persona?
Dichiarate a chiare lettere lo scopo della comunicazione. Non divagate.
Il contenuto della comunicazione si basa su fatti reali? Non utilizzate un linguaggio né presentate le informazioni in modi che potrebbero essere percepiti come offensivi, sediziosi, molesti o comunque non opportuni.
Non avanzate ipotesi su risultati, conclusioni o scenari a meno che non esista una chiara esigenza in tal senso.
Non traete conclusioni di natura giuridica a meno che non siate qualificati a farlo. Avvaletevi del segreto professionale solo se istruiti in tal senso da un legale o quando cercate il parere di un consulente legale.

Parlate a nome dell’azienda solo quando siete autorizzati a farlo e senza presentare opinioni personali. Se state personalmente sostenendo o avallando i nostri prodotti, marchi e servizi aziendali in un forum pubblico, dovete comunicare il vostro rapporto con l’azienda e mettere in chiaro nel vostro post personale che state parlando esclusivamente a vostro nome.
Pensate a come potrebbe sembrare il messaggio se estrapolato dal contesto. Fornite informazioni solo se è strettamente necessario. Contrassegnate le comunicazioni riservate all’occorrenza.
Riflettete prima di comunicare. Usate il buon senso per decidere cosa dire e come.

Domande frequenti

Esiste un blog dove altre persone che ricoprono le mie stesse mansioni si scambiano informazioni. Ho notato che alcune risposte hanno in calce la firma automatica contenente il loro nome, la posizione che ricoprono e l’azienda per cui lavorano. È accettabile da parte mia usare i blog?

Quando siete alla ricerca di informazioni o fornite informazioni dovete attenervi ai fatti e non dimenticare che esistono delle prassi aziendali in materia di riservatezza e cautela nella comunicazione. Le informazioni pubblicate su blog esterni o altri forum di discussione sono disponibili al grande pubblico e possono rimanere visibili per molto tempo. Inoltre, se includete la firma automatica nelle vostre comunicazioni, queste potrebbero essere erroneamente interpretate come dichiarazioni dell’azienda, cosa che in effetti non sono. Non dovete fare nulla che possa essere interpretato come qualcosa fatto a nome dell’azienda.

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Aspettative sulla privacy

Gli strumenti di comunicazione elettronica utilizzati per attività aziendali sono soggetti a monitoraggio da parte dell’azienda, nella misura consentita dalla legge. L’azienda ha il diritto di accedere a questi strumenti e utilizzarne il contenuto per qualsiasi scopo legittimo.

In alcuni Paesi dove operiamo, le leggi locali richiedono procedure e notifiche più specifiche riguardo alla privacy degli strumenti di comunicazione di proprietà dell’azienda. Se tali disposizioni sono in vigore nella vostra sede, vi saranno fornite a parte.

L’azienda non garantisce in alcun modo l’affidabilità degli strumenti aziendali di comunicazione elettronica utilizzati a scopo personale. Se dovete trasmettere delle informazioni sensibili e personali, è consigliabile impiegare un metodo di comunicazione diverso dagli strumenti di comunicazione elettronica di proprietà dell’azienda.

Uso accettabile degli strumenti elettronici

L’azienda fornisce una serie di strumenti di comunicazione elettronici utilizzati quotidianamente dai dipendenti. Questi strumenti aumentano il nostro vantaggio sulla concorrenza nel mercato. La continua evoluzione della tecnologia farà aumentare il numero e il tipo di strumenti di comunicazione approvati dall’azienda messi a disposizione dei dipendenti.

Indipendentemente dal tipo di strumenti di comunicazione approvati dall’azienda da voi utilizzati, siete tenuti ad usarli in modo accettabile e per scopi pertinenti di lavoro. Questa politica si applica a tutte le comunicazioni relative alle attività aziendali o che coinvolgono i dipendenti dell’azienda.

Usi appropriati e accettabili

Le comunicazioni di affari interne (con altri dipendenti dell’azienda) ed esterne (con clienti, fornitori e partner commerciali);
L’accesso a informazioni per scopi pertinenti di lavoro, di ricerca e di natura tecnica;
Un uso personale limitato che non vi distragga dalle normali mansioni lavorative, non sia eccessivo né comporti costi esorbitanti o non autorizzati; i dipendenti e i supervisori devono discutere di ciò che costituisca un costo inaccettabile e se il rimborso all’azienda sia appropriato in base al ruolo e alla responsabilità del dipendente e alla situazione.

Usi inappropriati e inaccettabili

La rivelazione di informazioni proprietarie o riservate dell’azienda senza essere in possesso delle opportune autorizzazioni o senza aver stipulato accordi, indipendentemente dal fatto che ciò accada inavvertitamente o intenzionalmente, all’interno o all’esterno dell’azienda;
L’accesso, la distribuzione o la memorizzazione di materiale che potrebbe essere considerato non etico, inopportuno, offensivo, irrispettoso, molesto o oltraggioso per altri;
Condurre attività di lavoro estranee all’azienda;
Trasmettere informazioni coperte da segreto professionale senza autorizzazione da parte della Direzione legale;
Presentarsi sotto mentite spoglie a nome di un altro individuo o azienda;
Condurre attività illecite;
Inviare, ricevere, inoltrare o riprodurre informazioni in violazione delle leggi sul copyright;
Sovraccaricare la rete aziendale, ad esempio con un uso eccessivo dello streaming di musica e video.

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Domande frequenti

Sono in procinto di acquistare una casa e ho immediata necessità di inviare un documento all’agente immobiliare. Posso servirmi dell’attrezzatura aziendale o devo allontanarmi dall’ufficio per farlo?

Usate il buon senso quando utilizzate l’attrezzatura aziendale. A seconda delle circostanze, un uso trascurabile e sporadico dei beni aziendali a fini personali può essere ritenuto accettabile. Se volete dei chiarimenti su situazioni di questo tipo, parlatene con il vostro supervisore.

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Sto andando in vacanza con la mia famiglia. Posso usare Internet per le mie prenotazioni?

Sì. Un uso a fini personali che sia breve, sporadico e appropriato è accettabile.

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Posso servirmi del cellulare dell’azienda per fare telefonate personali?

L’uso personale limitato degli strumenti di comunicazione da parte dei dipendenti è accettabile, a patto che non comporti costi esorbitanti o non autorizzati, come telefonate interurbane o addebiti per altri servizi.

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Comunicazioni offensive o vessatorie

È inaccettabile visionare, accedere, trasmettere o inoltrare contenuti sconvenienti come barzellette, immagini o altro materiale potenzialmente offensivo che rappresentano o si riferiscono a nudità o sesso oppure al colore, alla razza, alla religione, al sesso o identità sessuale, all’orientamento sessuale, alla nazionalità, all’etnia, all’età, all’invalidità, allo stato di gravidanza, allo stato di reduce di guerra, a informazioni genetiche o ad altre caratteristiche personali tutelate dalla legge.

Se ricevete un’e-mail che contiene un contenuto sconveniente, cancellatela immediatamente. Non inoltrate il contenuto a un indirizzo di posta elettronica interno o esterno. Come ulteriore precauzione, se conoscete la persona che ha inviato l’e-mail, avvisatela di non inviare simili contenuti al vostro recapito di lavoro. Se ricevete e-mail di questo tipo da un mittente sconosciuto, in genere non dovreste contattarlo. Rivolgetevi piuttosto al supporto IT o al vostro supervisore.

Domande frequenti

Utilizzo l’e-mail e i messaggi istantanei nello svolgimento del mio lavoro e talvolta invio barzellette ai miei amici o colleghi. Questo è accettabile?

L’umorismo è certamente un fattore importante nel lavoro e nella vita, ma non dimenticate che il sistema di e-mail e messaggistica istantanea è uno strumento di lavoro. Barzellette inappropriate o commenti che possono essere offensivi per gli altri non hanno spazio sul posto di lavoro.

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Aspettative di sicurezza dei sistemi e dei dati elettronici

I sistemi informatici e i dati elettronici sono risorse vitali su cui si basano le operazioni commerciali e decisionali in tutta l’azienda.

Ogni dipendente ha un ruolo importante nella sicurezza complessiva dei nostri sistemi informatici e dati elettronici, incluso quanto segue:

Attenersi alle politiche e alle pratiche relative alla sicurezza dei sistemi informatici aziendali e dei dati della vostra azienda Koch;
Proteggere le password e condividerle solo in circostanze limitate che abbiano una buona giustificazione aziendale;
Prendere precauzioni per proteggere le postazioni di lavoro e i dispositivi mobili da furti o smarrimenti;
Assicurarsi che siano impostati controlli di accesso appropriati alle informazioni e che siano rivisti periodicamente, sulla base del livello di sensibilità e riservatezza delle informazioni stesse;
Non tentare di alterare, eludere o eliminare protezioni o processi di sicurezza informatica aziendale;
Assicurarsi che l’uso di sistemi informatici di terze parti che scambino, memorizzino, elaborino o gestiscano i dati dell’azienda siano sottoposti a una valutazione del rischio idonea alla vostra azienda Koch;
Praticare un utilizzo sicuro del computer; Avere una buona consapevolezza dei modi in cui possono verificarsi tentativi di frode per ottenere o accedere ai dati elettronici dell’azienda;
Segnalare eventuali incidenti di sicurezza dei sistemi, noti o presunti, avvalendovi di uno dei diversi referenti disponibili.

Contattate la vostra risorsa di assistenza IT di riferimento se avete dubbi su come adempiere a queste responsabilità.

Domande frequenti

Viaggio per lavoro e ho la necessità di portare con me i dati personali di altri, come dipendenti dell’azienda, clienti, fornitori e candidati, sul mio portatile. Cosa devo fare per proteggere i dati?

Valutate attentamente se sia davvero necessario conservare e trasportare dati personali su qualsiasi dispositivo mobile. Se è necessario per poter svolgere le vostre mansioni, limitate la quantità di dati personali che trasportate e assicuratevi di adottare le misure di sicurezza di tecnologia informatica fornite dall’azienda, come la crittografia.

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Cosa devo fare se il mio dispositivo mobile viene smarrito o rubato?

Lo smarrimento o il furto di qualsiasi dispositivo mobile, per esempio un computer portatile o uno smartphone, che contiene o ha la possibilità di accedere ad informazioni relative alle attività aziendali, deve essere segnalato alle risorse appropriate della vostra azienda Koch.

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Uso di tecnologia non fornita dall’azienda

L’utilizzo di strumenti di comunicazione non forniti dall’azienda per motivi di lavoro può comportare un maggior rischio di esposizione delle informazioni aziendali, perdita o furto di informazioni, accesso non autorizzato alle informazioni e incapacità di soddisfare i requisiti per la gestione delle informazioni aziendali.

È necessario seguire il processo di approvazione della vostra azienda Koch e gli eventuali ulteriori requisiti imposti dalla vostra azienda Koch per l’uso della tecnologia non fornita dall’azienda per la conduzione di attività aziendali. Se l’utilizzo di tecnologia non fornita dall’azienda è approvato, prendete tutte le precauzioni del caso e trasferite i record aziendali in un posto autorizzato il più presto possibile.

Sicurezza e uso corretto dei beni di proprietà dell’azienda

È responsabilità condivisa di tutti i dipendenti proteggere il nostro personale e i beni aziendali. Nel fare questo, i dipendenti devono gestire le risorse con integrità ed evitare l’uso improprio, la frode, il furto, l’appropriazione indebita o altri mezzi impropri o illegali per distrarre beni aziendali. Questo include l’uso improprio della carta di credito emessa dall’azienda o la presentazione di una richiesta di rimborso fraudolenta. Segnalate eventuali violazioni tentate o reali dei controlli finanziari o di accesso mediante uno dei diversi referenti a vostra disposizione.

Proteggere attrezzature, forniture e materiali dal furto o dall’uso non autorizzato può limitare le perdite. La segnalazione di persone o attività sospette al vostro responsabile, al personale della sicurezza o al referente per la conformità e l’etica può ulteriormente prevenire violazioni della sicurezza.

Domande frequenti

Se trovo un oggetto che desidero acquistare a un prezzo stracciato e non ho con me la mia carta di credito, è lecito utilizzare quella aziendale, a condizione di rimborsare l’addebito?

No. Una carta di credito aziendale non può essere utilizzata per spese personali.

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Il mio supervisore ha chiesto ad alcuni addetti alla manutenzione di allontanarsi dalla sede durante l’orario di lavoro per andare a risolvere un problema nell’impianto elettrico della sua abitazione. Cosa devo fare?

Dovete segnalare la vostra preoccupazione a uno dei referenti disponibili, in modo che questa situazione venga esaminata.

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La mia supervisore mi ha dato una fattura e mi ha chiesto di addebitarla sulla mia carta di credito aziendale e quindi inoltrarla a lei per l’autorizzazione e il pagamento. Devo saldare la fattura?

No. Ciascun dipendente è responsabile delle spese in cui incorre. In questo caso la vostra supervisore, che è in grado di certificare la spesa, è responsabile dell’addebito e, anche se la somma rientra nella sua sfera di autorizzazione, dovrà presentare tale addebito al proprio supervisore affinché possa essere approvato.

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Ho notato persone non accompagnate che passeggiano e scattano foto presso lo stabilimento. Cosa devo fare?

Fotografare beni aziendali è consentito solo quando approvato dal responsabile della business unit o dal dirigente del sito locale. Le fotografie non autorizzate di beni aziendali potrebbero essere un segno che tali beni sono sotto sorveglianza e l’attività deve essere considerata sospetta. Inoltre, queste fotografie potrebbero causare una perdita di proprietà intellettuale. Se notate questa attività, segnalate immediatamente la cosa alla sicurezza o a un membro della dirigenza.

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Porto normalmente a casa e in viaggio d’affari il mio portatile aziendale. È accettabile lasciarlo in un veicolo non sorvegliato?

La perdita di un computer portatile o di qualsiasi altro dispositivo di comunicazione portatile non solo provoca la perdita di un bene, ma può anche portare a una perdita di informazioni riservate o dati personali. Dovete portare il portatile dentro casa vostra per assicurarvi di conservarlo al sicuro. Se dovete fare fermate prima di arrivare a casa, riponete con discrezione il portatile o qualsiasi altro bene aziendale in modo che non sia visibile nel veicolo.

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Proprietà intellettuale e informazioni riservate

Il valore di idee, creazioni, innovazioni e informazioni, ovvero la proprietà intellettuale, spesso supera il valore di beni tangibili come la proprietà materiale. La notevole proprietà intellettuale di cui l’azienda è titolare è fondamentale per sviluppare nuovi prodotti, sfruttare nuove opportunità commerciali e mantenere il giro di affari esistente in un ambiente altamente competitivo.

La proprietà intellettuale creata da voi o da altri a nome dell’azienda, o relativa alle nostre attività, appartiene all’azienda. Se non identifichiamo e proteggiamo la nostra proprietà intellettuale, rischiamo di perdere i nostri diritti su di essa e i vantaggi competitivi offerti da tale proprietà.

Nel concetto di proprietà intellettuale rientrano categorie quali:

Segreti commerciali e informazioni riservate e proprietarie dell’azienda;
Marchi e nomi commerciali;
Informazioni protette da copyright;
Tecnologie coperte o meno da brevetto

La proprietà intellettuale dell’azienda può essere riservata e contenere informazioni proprietarie. Le informazioni riservate e proprietarie non devono essere comunicate ad altri all’interno o all’esterno dell’azienda, a meno che non esistano necessità legittime di conoscenza e le persone interessate abbiano acconsentito a rispettare la riservatezza di tali informazioni. Prima della divulgazione devono essere messe in atto appropriate misure di autorizzazione e devono essere stipulati degli accordi.

Alcuni tipici esempi di informazioni riservate e proprietarie sono:

Procedure e sistemi di gestione aziendale;
Strategie aziendali;
Elenchi di clienti;
Dati finanziari;
Questioni legali e normative;
Metodi di produzione;
Strategie di marketing;
Tecniche di modeling e altre tecniche analitiche e/o di gestione;
Organigrammi;
Domande di brevetto non pubblicate o invenzioni brevettabili o potenzialmente brevettabili;
Informazioni sui prezzi;
Formule di prodotti;
Dati e strategie di vendita;
Software sviluppato dall’azienda;
Dati tecnici, processi e macchinari;
Informazioni tecniche su processi e prodotti;
Segreti commerciali e “know how”;
Informazioni personali dei dipendenti, in alcune giurisdizioni

Domande frequenti

Alcuni siti non aziendali che visito richiedono la firma di un registro dei visitatori o un accordo di riservatezza prima di entrare nel sito. Cosa devo fare?

Prima della visita, chiedete al vostro ospite una copia degli eventuali accordi che potreste dover firmare per l’accesso al sito. Questo può aiutare a evitare sorprese quando arriverete sul posto. Molti siti richiedono ai visitatori di firmare per l’ingresso e possono talvolta richiedere la firma di un accordo di riservatezza per entrare nel sito. Potete firmare il registro dei visitatori o l’accordo di riservatezza se questo non vincola voi o l’azienda al di là delle nostre aspettative, espresse in questo Codice, a rispettare i diritti di proprietà intellettuale altrui. Gli accordi che possono costituire un ulteriore vincolo per l’azienda devono essere esaminati dalla Direzione legale dell’azienda. È meglio assicurarsi che gli accordi necessari vengano sottoscritti anticipatamente. In caso contrario, se non siete in grado di soddisfare i requisiti del sito, potrebbe essere necessario rinunciare alla visita o interrompere l’incontro finché non sia possibile sottoscrivere un accordo accettabile.

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Protezione della proprietà intellettuale dell’azienda

È fatto divieto di utilizzare la proprietà intellettuale dell’azienda per tornaconto personale o di persone esterne all’azienda.

Prestate la massima attenzione a non perdere, smarrire o lasciare informazioni riservate incustodite o in luoghi in cui altre persone potrebbero avervi facilmente accesso, ad esempio file di computer aperti, unità condivise senza limitazioni o documenti lasciati sulle fotocopiatrici o sulla scrivania. Salvaguardate le informazioni riservate e smaltitele in modo appropriato quando avete finito di utilizzarle. Utilizzate solo l’hardware e il software autorizzati dall’azienda per l’invio elettronico di informazioni aziendali riservate. Non parlate con leggerezza di informazioni riservate in luoghi in cui altri potrebbero essere in ascolto, per esempio in videoconferenza, su telefono in vivavoce, su telefono cellulare e quando parlate in luoghi pubblici. Dovete sempre osservare le specifiche misure o procedure di sicurezza stabilite dalla vostra azienda Koch.

La cessazione del vostro rapporto di lavoro non implica la cessazione dell’obbligo di proteggere le informazioni riservate e la proprietà intellettuale dell’azienda. Qualsiasi bene, documento o materiale, inclusi file e database informatici, deve essere restituito all’azienda. È proibita la conservazione di copie di informazioni riservate o proprietà intellettuale appartenenti all’azienda da parte del dipendente che lascia l’azienda.

Domande frequenti

La sera frequento dei corsi di formazione e vorrei utilizzare alcune informazioni che appartengono all’azienda per un compito da svolgere. Questo atto è una violazione della politica aziendale?

È possibile. Gran parte delle informazioni da noi prodotte, utilizzate o controllate mentre lavoriamo per l’azienda sono informazioni riservate e proprietarie. Alcune di queste informazioni sono pubbliche e possono essere usate altrove, o può essere appropriato utilizzarle a fini educativi; tuttavia, non dobbiamo mai partire dal presupposto che qualsiasi informazione aziendale sia di fatto pubblica. Chiedete al vostro supervisore prima di utilizzare informazioni aziendali per qualsiasi scopo al di fuori delle mansioni da voi svolte all’interno dell’azienda.

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Per caso ho ascoltato dei colleghi mentre discutevano di questioni relative all’azienda su un aereo. Cosa dovrei fare?

Se ritenete che le informazioni oggetto della discussione siano sensibili o riservate, avvisate rispettosamente i colleghi che esiste la possibilità di essere ascoltati da estranei. Tutti i dipendenti hanno la responsabilità di evitare la divulgazione pubblica di informazioni riservate e proprietarie.

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Ho appena trovato dei documenti lasciati in una sala conferenze e mi sembra che si tratti di informazioni riservate. Cosa devo fare?

Per prima cosa, mettete al sicuro le informazioni, quindi cercate di individuare il probabile proprietario di questi documenti e restituiteglieli. Se non è possibile, rivolgetevi al vostro referente per la conformità e l’etica o alla Direzione legale per chiedere assistenza.

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È accettabile pubblicare online la proprietà intellettuale dell’azienda, per esempio in un forum o un blog su Internet?

No. Non vi è permesso di pubblicare la proprietà intellettuale dell’azienda se non dietro autorizzazione della Direzione legale. Se la proprietà intellettuale è costituita da informazioni riservate, non può essere divulgata a nessuno al di fuori dell’azienda, a meno che non vi sia un legittimo bisogno di conoscere tali informazioni per condurre attività aziendali e sia stato stipulato un accordo per mantenere la riservatezza delle informazioni.

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C’è un sito web non aziendale che ha informazioni su uno dei nostri prodotti che ritengo siano inesatte. Dovrei pubblicare una dichiarazione a nome dell’azienda per correggere le informazioni inesatte?

Solo i soggetti autorizzati a rappresentare l’azienda possono farlo. Contattate il vostro supervisore se siete preoccupati per le informazioni inesatte, in modo che la risorsa aziendale autorizzata possa eventualmente rispondere alla pubblicazione.

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Devo proteggere le informazioni riservate e proprietarie anche dopo che avrò lasciato l’azienda?

Sì. Avete l’obbligo di non utilizzare o divulgare le informazioni riservate e proprietarie dell’azienda dopo aver lasciato l’azienda.

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Uso dei marchi commerciali

Vi è un notevole valore intrinseco nel presentarsi sotto un aspetto uniforme ai nostri clienti e alla comunità. I nostri marchi aziendali e altri marchi commerciali sono risorse preziose, ed è importante usare i nostri marchi correttamente e seguire le linee guida o standard dell’azienda sui marchi. È inoltre importante utilizzare, proteggere e far valere i nostri diritti per mantenere la forza e il valore dei nostri marchi e dell’identità aziendale.

I marchi commerciali non devono essere riprodotti in nessuna forma che si differenzi dalle linee guida o dagli standard dell’azienda sui marchi e devono essere conformi a tutte le leggi vigenti.

Alcuni esempi dei nostri marchi aziendali:

Marchi come Principle Based Management™, Principled Entrepreneurship™ e il logo Koch® sono tutti marchi commerciali di proprietà di Koch Industries.
Marchi come gli asciugamani di carta Brawny® e i fazzoletti Quilted Northern® sono marchi commerciali di proprietà di Georgia-Pacific Consumer Products.
Marchi come i connettori Mini-Fit® e i connettori Picoflex® sono marchi commerciali di proprietà di Molex.
Marchi come il carburante Gold Diesel® e i solventi speciali Sure Sol® sono marchi commerciali di proprietà di Flint Hills Resources.
Marchi come lo stabilizzatore di azoto Agrotain® e il fertilizzante Nitamin® sono marchi commerciali di proprietà di Koch Agronomic Services
Marchi come il riempimento strutturato Intalox® e il riempimento alla rinfusa Flexiring® sono marchi commerciali di proprietà di Koch-Glitsch.

Brevetti e segreti commerciali

Proteggere la proprietà intellettuale dell’azienda è fondamentale per garantire che l’azienda mantenga il pieno valore delle sue innovazioni tecniche. A causa della natura complessa dei brevetti e segreti commerciali, è necessario contattare la Direzione legale della vostra azienda Koch in modo da prendere misure adeguate per proteggere le tecnologie di nuova concezione.

Se venite a conoscenza di una possibile violazione o uso improprio dei brevetti o segreti commerciali dell’azienda da parte di terzi, contattate la Direzione legale della vostra azienda Koch perché svolga le analisi necessarie.

Brevetti e segreti commerciali di terzi

L’azienda rispetta i diritti di brevetto e segreti commerciali validi e applicabili di terzi in tutto il mondo, evitando violazioni o abusi di tali diritti oppure ottenendo licenze. A causa della natura complessa dei brevetti e segreti commerciali, è necessario contattare la Direzione legale della vostra azienda Koch che collaborerà con il business in modo da prendere misure adeguate per proteggere le tecnologie di nuova concezione.

Applicazioni software, codice e documentazione sviluppati dall’azienda

Le applicazioni software sviluppate dai dipendenti sono di proprietà dell’azienda e in linea generale sono destinati a un uso esclusivo da parte dell’azienda. È vietata la duplicazione o la distribuzione non autorizzata di queste applicazioni.

Domande frequenti

Posso vendere un prodotto o un servizio che ho creato nel mio tempo libero?

Dipende dal tipo di prodotto o di servizio. Come molte aziende, rivendichiamo un diritto di proprietà, nei limiti consentiti dalla legge, nei confronti di qualsiasi prodotto o servizio ragionevolmente associabile alla nostra attività, anche se creato fuori dall’orario di lavoro. Per agire con integrità ed essere certi di ottemperare agli obblighi legali, dovete richiedere una liberatoria alla Direzione legale prima di avviare la commercializzazione di un prodotto o di un servizio.

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Uso corretto della proprietà intellettuale di terzi

Come si ha l’obbligo di utilizzare in modo corretto e proteggere la proprietà intellettuale dell’azienda, allo stesso modo occorre accertarsi di rispettare la proprietà intellettuale di terzi. È questo il modo giusto di agire e, se abusate della proprietà intellettuale altrui, possono sorgere conseguenze significative di natura legale a carico vostro o dell’azienda.

Informazioni riservate e proprietarie di terzi

Raccogliere informazioni sulla concorrenza da fonti pubbliche, per valutare i relativi meriti dei loro prodotti, servizi e metodi di marketing, è un’operazione corretta e spesso necessaria. Tuttavia, esistono dei limiti riguardo ai modi in cui è possibile acquisire tali informazioni. Per esempio, richiedere informazioni riservate a un nuovo dipendente che recentemente ha lavorato per un concorrente, falsificare la vostra identità nella speranza di ottenere informazioni riservate su o da un concorrente, oppure condividere o utilizzare informazioni riservate di altre aziende acquisite durante lo svolgimento del processo di due diligence per potenziali acquisizioni per fini diversi dalla valutazione dell’acquisizione, sono comportamenti vietati e potenzialmente illegali.

Se le informazioni sono oggetto di un accordo di riservatezza o di limitazione del loro uso stipulato fra l’azienda e una persona fisica o giuridica, come un licenziatario di tecnologia, la comunicazione e l’uso di tali informazioni sono soggetti alle condizioni pattuite dall’accordo fra le parti.

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Domande frequenti

Ho lavorato su un progetto di acquisizione che non è andato in porto. Un altro gruppo di colleghi sta lavorando su un’acquisizione simile. Posso comunicare le informazioni inerenti al mio progetto?

Dipende. Nel caso di un’acquisizione potenziale, prima di ricevere informazioni di norma l’azienda stipula un accordo di riservatezza. I termini dell’accordo possono vietare la divulgazione e/o l’uso delle informazioni per altri progetti. Contattate la Direzione legale per l’analisi del caso.

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Un fornitore mi ha inviato erroneamente una copia di un report che contiene informazioni riservate sul business plan di un concorrente. Posso consegnarlo al nostro ufficio marketing?

No. Non dovete proseguire con la lettura del report, conservarlo o farne copie. Portate il documento all’attenzione del vostro responsabile e della Direzione legale perché venga gestito in modo appropriato.

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Copyright

Le leggi sul copyright proteggono molti materiali che utilizziamo nello svolgimento delle nostre mansioni. Musica, immagini grafiche elettroniche e stampate, loghi e design di altre aziende, contenuti digitali, documenti digitalizzati, articoli di riviste specializzate, disegni tecnici, articoli e video online sono alcuni esempi. Le diapositive di una presentazione, i materiali di formazione, i modelli gestionali o altri materiali preparati da consulenti o enti esterni possono essere protetti da copyright.

È vietata la riproduzione, la distribuzione o l’alterazione di software, documenti o altri materiali senza essere in possesso di una licenza valida o di altra autorizzazione concessa dal titolare del copyright o dal suo agente autorizzato.

Esistono diverse opzioni per distribuire legalmente i materiali protetti da copyright:

Verificate se il materiale è coperto dal nostro accordo di licenza aziendale con Copyright Clearance Center.

Fate circolare la forma originale stampata del materiale o, se il materiale è disponibile solo su internet, fate circolare il link al materiale;

Richiedete l’autorizzazione alla riproduzione e alla distribuzione dal titolare del copyright.

Domande frequenti

Vorrei usare un filmato o un articolo legato al lavoro che ho trovato su un sito web come parte di una presentazione per il mio team. Posso farlo?

Dipende. Fattori rilevanti possono comprendere la fonte del filmato o articolo, il metodo di condivisione e lo scopo della condivisione. Il creatore di un filmato o l’autore di un articolo è il proprietario originale del copyright. Il fatto che un filmato o un articolo sia stato pubblicato su un sito web non vi dà il diritto di copiare il filmato o l’articolo. Molti siti web consentono di scaricare un filmato o stampare una copia di un articolo solo per uso personale. Trovate dei modi per condividere la conoscenza in modo appropriato. Per esempio, potete far circolare il link del sito, incorporare un link a un video o richiedere un’autorizzazione al titolare del copyright.

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Contratti di licenza software

Il software dato in licenza per essere utilizzato sui computer dell’azienda solitamente è creato da altre società e protetto da copyright e può essere soggetto a limitazioni relative all’uso e alla distribuzione. L’azienda in genere riceve e utilizza questo software in base a contratti di licenza e non dispone di diritti di proprietà. La riproduzione o l’uso di software su computer non autorizzati può essere illegale e violare anche il contratto di licenza.

Utilizzate il software solo in base ai termini specificati nel relativo contratto di licenza. Avete la responsabilità di comprendere e agire in conformità alla politica aziendale in materia di software e di tutti i contratti di licenza software. Se uno specifico contratto di licenza software non vi è chiaro, rivolgetevi al reparto IT locale.

Copia, utilizzo o distribuzione di software non autorizzato

In nessuna circostanza fare, utilizzare o distribuire copie non autorizzate di alcun software.

Domande frequenti

È accettabile installare freeware, shareware ecc. sul mio computer aziendale?

Non installate software su un computer aziendale senza prima ottenere l’autorizzazione dal responsabile aziendale IT, neanche se si tratta di software che avete acquistato per uso personale. Il responsabile aziendale IT si assicurerà che siano stati rispettati tutti gli obblighi in materia di licenza e che il software possa essere utilizzato sul computer.

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Le licenze software possono essere trasferite da un dipendente o un rappresentante dell’azienda a un altro dipendente o rappresentante?

Tutti i trasferimenti di licenza devono ricevere l’autorizzazione della vostra risorsa IT di riferimento. Alcune licenze vietano il trasferimento fra dipendenti o richiedono un trattamento particolare.

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Qual è la politica per quanto riguarda gli acquisti di software?

Gli acquisti di software sono coordinati attraverso la vostra risorsa IT di riferimento e devono seguire la politica d’acquisto dei software della vostra azienda Koch per garantire gestione e controllo globali delle nostre licenze software.

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Gestire record e informazioni aziendali

Le informazioni sono un bene prezioso, ed è responsabilità di tutti garantire che le informazioni relative alle attività aziendali, indipendentemente da come sono state create o dove sono conservate, siano gestite in modo efficace ed efficiente, dalla creazione all’eliminazione.

Le aspettative dell’azienda in materia di gestione dei record e delle informazioni, sono le seguenti:

Ottemperate a tutte le leggi e normative in vigore relative all’obbligo di conservazione di determinati tipi di record;
Gestite e conservate i record in conformità alla politica di conservazione della vostra azienda Koch;
Create o conservate i record aziendali solo in luoghi approvati;
Conservate tutti i record che possono essere pertinenti per eventuali vertenze legali, controlli, indagini governative pendenti o in corso, oppure la cui conservazione sia obbligatoria ai fini legali o tributari;
Conservate informazioni d’archivio storicamente significative per l’azienda;
Assicuratevi che i record di vitale importanza siano identificati, protetti dalla distruzione e disponibili per la continuazione delle attività dell’azienda in caso di calamità;
Eliminate i record che hanno soddisfatto il periodo di conservazione applicabile, non sono soggetti a obbligo di conservazione a fini legali o tributari e sono privi di valore per l’azienda.

Record aziendali accurati

L’azienda esige che i suoi record siano accurati e completi.

Ciò vale per tutti i record aziendali, ad esempio: ambientali, di sicurezza, operativi, del personale e finanziari.

Al fine di assicurare quanto sopra dovete:

Preparare i record in modo accurato e completo.

Firmare o approvare solo record che siano accurati e completi.

Divulgare i record solo secondo quanto autorizzato dalla politica aziendale.

Non distribuite mai informazioni false né agite in modo ingannevole. Per esempio, non inserite voci non veritiere nei registri contabili e nei record dell’azienda, non distruggete documenti senza previa autorizzazione, non falsificate documenti, non fate né sollecitate dichiarazioni mendaci, non rendetevi responsabili di atti mirati a insabbiare, confondere, fuorviare od occultare un’azione o una transazione fraudolenta.

Domande frequenti

Ho l’impressione che una mia collega dichiari ore di lavoro in più di quelle effettive. Cosa devo fare?

Dichiarare ore di lavoro false dimostra una mancanza di integrità ed è un fatto grave. Inoltre comporta un aumento dei costi per l’azienda e costituisce una forma di furto. Sollevate il vostro dubbio servendovi di uno dei referenti disponibili.

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Il mio supervisore mi ha chiesto di non dichiarare le mie ore di straordinario. Che cosa devo fare?

La legislazione e la politica aziendale sono chiarissime a questo proposito. Dovete dichiarare in modo preciso tutte le ore lavorate, senza eccezioni. Dovete segnalare il comportamento del vostro supervisore servendovi di uno dei diversi referenti disponibili.

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Ho il compito di controllare gli indicatori di una macchina ad ogni turno, ma ieri me ne sono dimenticata. Le letture sono quasi sempre le stesse. È lecito inserire semplicemente nella scheda di ieri le letture di oggi?

Assolutamente no. Tutto quello che facciamo si basa su misurazioni oneste e precise e su dati affidabili. Agite con integrità e umiltà riconoscendo di avere commesso un errore. Gli errori possono diventare particolarmente gravi quando i dipendenti cercano di occultarli.

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Richieste di informazioni dall’esterno

Per garantire una gestione corretta, trasferite le richieste provenienti dall’esterno al reparto o al personale appropriato.

Trasferite tutte le richieste provenienti da enti normativi alla Direzione legale o a professionisti idonei all’interno dell’azienda, come il reparto per le risorse umane o gli addetti che si occupano di ambiente, salute e sicurezza.
Trasferite tutte le richieste provenienti dai mezzi di comunicazione generalisti o di settore all’Ufficio Government & Public Affairs, il quale individuerà il portavoce adatto.
Trasferite tutte le richieste relative a dipendenti o ex-dipendenti al responsabile locale per le Risorse umane.

Domande frequenti

Ho ricevuto una telefonata da un rappresentante di un ente governativo che ha fatto domande sulle operazioni e le attività commerciali dell’azienda. Cosa devo fare?

Dovete informare educatamente il rappresentante che è politica aziendale collaborare con il governo, ma che lo ricontatterete. Contattate immediatamente la Direzione legale per avere assistenza.

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